Dogfennau cyfeirio gwybodaeth yw'r elfen bwysicaf o waith swyddfa modern. Dyma'r gohebiaeth sy'n cael ei atgyfnerthu amlaf o sefydliadau a mentrau o unrhyw fath o berchnogaeth.
Ystyr a nodweddion
Mae dogfennau gwybodaeth a chyfeiriadau yn bennaf yn chwarae rôl gyfryngol is-gwmni mewn perthynas â phapurau eraill o bolisļau personél. Nid ydynt yn orfodol ac nid ydynt yn cynnwys cyfarwyddiadau, ond dim ond yn darparu gwybodaeth am y sefyllfa wirioneddol yn y fenter, maent yn darparu gwybodaeth sy'n gweithredu fel sail ar gyfer gwneud penderfyniadau a llunio archebion. Mae gan ddogfennau cyfeirio gwybodaeth nodwedd arbennig, sy'n cynnwys eu cyfeiriadedd yn y system reoli o'r gwaelod i fyny, hy. O'r arbenigwr cyffredin i bennaeth yr adran, o'r pennaeth i'r dirprwy gyfarwyddwr neu'n uniongyrchol i'r cyfarwyddwr cyffredinol. Ond mae eithriadau, er enghraifft, mae gohebiaeth (llythyr gwasanaeth, telegram, e-bost, ac ati) yn gwasanaethu i ddatblygu cyfathrebiadau rhwng gweithwyr â dyletswyddau cyfartal.
Dosbarthiad yn ôl rhywogaethau
Mae gan nifer o wahanol fathau o ddogfennau cyfeirio a gwybodaeth, gan gynnwys: cyfeiriadau ac adroddiadau, crynodebau, gweithredoedd ac adolygiadau, nodiadau esboniadol a llythyrau, telegramau a negeseuon ffôn. Gall eu hatebydd fod yn fewnol ac yn allanol. Felly:
• mae dogfennau cyfeirio yn golygu papurau gyda chymeriad unigol a roddir ar gais unwaith ac am byth a phryder dim ond un gweithiwr;
• pennir adrodd a chyfeirnod yn ôl cyfnodoldeb penodol y cyflwyniad i'r sawl sy'n derbyn y gofynnydd ac argaeledd ffurflenni safonol penodol, gall yr amlder fod yn chwarterol, yn flynyddol, yn wythnosol;
• Mae dadansoddol yn cael ei gyhoeddi ar geisiadau unigol (un-amser) ac ar geisiadau cyfnodol (rheolaidd), gyda natur gyfunol, yn ceisio casglu gwybodaeth gyffredinol.
Uniad dogfennau
Penderfynir ar gyfansoddiad, strwythur a gweithdrefn cofrestru rheoli gwybodaeth ym mhob menter yn unigol yn y gweithredoedd rheoleiddiol o bolisi personél. Fodd bynnag, mae'n orfodol dod â'r holl ddogfennau i unffurfiaeth benodol mewn cyfansoddiad a ffurf. Uniad dogfennau yw sefydlu unffurfiaeth gorau posibl y fformat, casglu a gosod amodau. Unedig yw papurau busnes a grëir gan safonau a rheolau unffurf, sy'n cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol ar gyfer gwneud penderfyniadau. Nid yw gwybodaeth a dogfennau cyfeirio yn eithriad ac maent hefyd yn ddarostyngedig i safoni. Mae gwneud yr uniad yn angenrheidiol er mwyn symleiddio a gwella ansawdd gwaith gyda dogfennau, symleiddio'r broses o'u chwilio, paratoi a gweithredu, yn nodweddu ffurflenni, lleihau cymhlethdod prosesu a datblygu dulliau blaengar, a lleihau'r rhestr a ddefnyddir. Rhoddir arweiniad ar y sefydliad a rheolaeth unedig i'r rhiant-sefydliad ar gyfer cydlynu a rheoli'r USD ac OCSE.